¡Atentos, autónomos! Así funciona el Sistema RED al que estás obligado a adherirte

​La actividad como autónomo implica un variado conjunto de obligaciones relacionadas con ámbitos como, por ejemplo, el fiscal, el contable, el de los registros públicos, la conservación de determinados documentos y las relaciones con la Seguridad Social. Precisamente, estas últimas están evolucionando a través del Sistema RED.

¿Qué es el sistema RED?

La relación entre los autónomos y la Seguridad Social necesita de un flujo habitual de información. Los autónomos envían datos a la Seguridad Social en cumplimiento de sus obligaciones, pero también en otras ocasiones reciben de ella notificaciones o necesitan que ponga a su disposición algún certificado.

Entre otros ejemplos de ese flujo de información podemos citar:

  • Inscripción de la empresa en la Seguridad Social.

  • Afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores.

  • Documentos relacionados con las cotizaciones y su pago.

  • Partes médicos en los casos de incapacidad temporal.

  • Comunicaciones en caso de maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo y riesgo durante la lactancia natural.

El Sistema RED es, precisamente, una forma de establecer esa comunicación que se basa (como indica su propio nombre) en la remisión electrónica de datos. Se posibilita así que el autónomo realice todas esas gestiones evitando desplazamientos. En concreto, se caracteriza por:

  • Identificar inequívocamente al emisor y al receptor de la información.

  • Se hace constar la fecha y hora del envío de cada comunicación.

  • El sistema garantiza que la información y documentos se transmiten sin alteración de su contenido original.

  • Garantiza que los documentos se conservan durante todo el tiempo exigido por la normativa.

  • El receptor de la información no puede rechazar un envío válido y el emisor tiene constancia de que se ha recibido.

La obligación de incorporación al Sistema RED

Con la última modificación reglamentaria, los autónomos que no se han dado aún de alta en el Sistema RED deberán hacerlo antes del 1 de octubre de 2018. No obstante, la norma prevé una alternativa: comunicarse a través de la sede electrónica que tiene la Seguridad Social (SEDESS).

Sin embargo, a la alternativa de la comunicación a través de SEDESS no pueden acceder las empresas, solamente los trabajadores autónomos. Eso supone que:

  • Si tenemos una empresa con trabajadores a nuestro cargo debemos dar de alta a la empresa en el Sistema RED.

  • Si no tenemos trabajadores, podemos elegir si queremos darnos o no de alta en el sistema RED. Si no lo hacemos, deberemos comunicarnos a través de SEDESS.

¿Cómo podemos incorporarnos al Sistema RED?

En el sistema RED se puede actuar en nombre propio o de terceras personas. Esto último permite que, por ejemplo, actúe en nuestra representación un asesor. Si, por el contrario, queremos realizar la incorporación por nosotros mismos deberemos contar con:
  • Un equipo que cumpla los requisitos técnicos.

  • Un certificado electrónico.

  • Autorización de la Seguridad Social para el sistema RED.

  • Asignación de los códigos de cuenta de cotización o números de afiliación.

En Seguros de tú a tú| Las obligaciones de los autónomos, ¿en qué consisten las declaraciones informativas?