¿A quién debo informar del cambio de mis circunstancias familiares?

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¿Cuál es el criterio que decide cuánto es lo que pagamos a Hacienda por IRPF? Si piensas que es simplemente por lo que ganas, estás muy equivocado. La explicación la tenemos en una reforma fiscal, de hace ya 17 años, la Ley 40/1998, que trajo consigo un cambio muy importante. 

Con esta Ley, la Agencia Tributaria dejó de gravar la renta obtenida por el contribuyente durante el periodo impositivo y pasó a hacerlo por la renta disponible. Este nuevo concepto se definió, no como lo que se gana, sino como el dinero que el contribuyente puede utilizar después de atender sus necesidades básicas y las de las personas que de él dependen. Dicho de otro modo, de todo lo que el individuo gana, se resta una cantidad que Hacienda estima que es la necesaria para cubrir estas necesidades, que se conoce como el mínimo personal  y familiar. Por todo ello, la determinación de esta cifra es muy importante para saber qué es lo que vamos a pagar por el IRPF puesto que cualquier cambio que se produzca en nuestras circunstancias personales modifica este mínimo. ​

Estos datos cálculos también impactan en el cálculo de la retención de IRPF sobre nuestros rendimientos de trabajo. Para que la empresa conozca cualquier cambio en nuestras circunstancias personales debemos utilizar un formulario que facilita la Agencia Tributaria a todos los contribuyentes, el Modelo 145. Si cambia algo, antes de que arranque un nuevo año, lo deberíamos complementar para que la empresa pueda calcular la retención al IRPF de nuestra nómina durante todo el siguiente ejercicio. Eso no implica que sea inamovible. Todo lo contrario; ante cualquier cambio, debemos ser nosotros quienes rellenemos y presentemos en nuestra empresa este modelo que podemos descargar fácilmente de la página web de la Agencia Tributaria. ​​

¿Por qué es importante realizar el trámite?

Comunicar el cambio de nuestras circunstancias personales es más que conveniente. Por un lado, porque puede suponer una disminución de lo que vamos a pagar. Así, podremos beneficiarnos de la misma desde el primer momento, por ejemplo, porque nuestra empresa reduce la retención a cuenta por el nacimiento de un hijo o porque un nuestro padre pasa a ser dependiente de nosotros, entre otras muchas circunstancias. 

Por otro lado, porque la actualización de nuestros datos de cara a la aplicación de las retenciones, aunque éstas sean mayores que antes, puede suponer un ahorro cuando realicemos la Declaración de la Renta. Por ejemplo, si un hijo se independiza y, por tanto, deja de formar parte de la unidad familiar, Hacienda tendrá que aplicar una retención mayor al contribuyente y, de no estar actualizado, tendrá que regularizarse en el momento de presentar la declaración de la renta, lo que puede acabar provocando que cuando presentemos la declaración en abril-junio del año siguiente paguemos mucho más de lo esperado. 

Además, de este perjuicio económico, el propio modelo 145 indica la posibilidad de sanción si no lo presentamos tras cambios o lo hacemos de manera errónea. En concreto, señala que si incluimos “datos falsos, incompletos o inexactos en esta comunicación, así como la falta de comunicación de variaciones en los mismos que, de haber sido conocidas por el pagador, hubieran determinado una retención superior, estaríamos cometiendo una infracción tributaria sancionable con una multa del 35 al 150 por 100 de las cantidades que se hubieran dejado de retener por esta causa”. 

Otros aspectos a tener en cuenta

En el modelo 145 reflejamos entre otros, los siguientes datos: nuestra situación familiar (casado, separado, soltero…), nuestra relación con los hijos (si conviven o no con nosotros), si tenemos algún grado de discapacidad, número de hijos con su año de nacimiento y grado de discapacidad si lo tuvieran, ascendientes a cargo y si tienen también algún grado de discapacidad, si se pagan pensiones compensatorias y si se tiene derecho a deducción por compra de vivienda habitual.

En definitiva, se trata de una lista bastante importante de condicionantes que, tal y como hemos mencionado, es conveniente comunicar antes del comienzo de un nuevo año, pero también si entramos en una nueva empresa o cambiamos de pagador (por ejemplo, en caso de baja por maternidad a la Seguridad Social para que efectúe la retención más aproximada) y por supuesto, si hay algún cambio en cualquiera de los puntos señalados. La empresa o pagador no tiene obligación de conocer y hacerte llegar el impreso ante cualquier cambio. Eres tú el que debes bajarte el impreso y presentarlo al departamento que corresponda. A la hora de hacerlo, lo haces presentando también una copia en la que la empresa firma con fecha de la misma y por tanto, funciona como acuse de recibo. 

No obstante, hay dos diferencias importantes en la presentación si la modificación de las circunstancias suponen rebajar la retención o de lo contrario, subirla. Si es el primer caso, podrán ser comunicadas tan pronto se produzcan, pero sin tiempo preestablecido, y surtirán efectos a partir de la fecha de la comunicación, siempre y cuando resten, al menos, cinco días para la confección de las correspondientes nóminas. Si supone un incremento, tienes tan sólo diez días para poder comunicar el cambio, y como en el caso anterior lo verás en tu nómina, si lo has hecho al menos cinco días antes de la fecha en la que confeccionen la misma. 

En todo caso, el modelo 145 es la base por la que la empresa calcula tu retención. Y por ello, que esté información se presente de forma rápida y completa nos llevará a que el pago de las retenciones sea correcto y con ello nuestra liquidación anual de impuestos.

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